Prozessorientiertes Risikomanagement
Veröffentlicht von 8 PLUS/G. Berg in CRM · Mittwoch 29 Mai 2024
Prozessorientiertes Risikomanagement als Teil des Qualitätsmanagement-Systems
Jede unternehmerische Entscheidung und Handlung sind mit Risiken verbunden. Werden Risiken mit einer Art „Risikolandkarte“ dargestellt, lassen sich diese in typische Risikofelder gliedern, wie zum Beispiel
- wirtschaftliche Risiken,
- personelle Risiken,
- patientenbezogene Risiken
- TechnischeRisiken (Produkt-/Dienstleistungssicherheit, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Betriebsunterbrechung, Versorgung/Entsorgung, …),
- Umweltrisiken,
- Risiken des Datenschutzes (IT),
- und Vieles mehr.
Eine detaillierte Betrachtung und Handhabung der Risiken sollen das Eintreten von Risiken und ggf. damit verbundenen Krisen vermeiden. Ein wirksames Risikomanagement umfasst also die vorbeugende systematische Auseinandersetzung mit den einzelnen Risiken eines Unternehmens und davon abgeleitete kontinuierliche Verbesserungsaktivitäten.
Da in der Regel das Qualitätsmanagement nach der Risikoidentifikation einsetzt, ist ein vorgeschaltetes Risikomanagement eine wesentliche Voraussetzung für ein funktionierendes Qualitätsmanagement. Beide Systeme sollten daher nicht getrennt voneinander geführt werden, sondern als ein einheitliches „prozessorientiertes integriertes Risiko-Qualitätsmanagement“. Aufgrund des gemeinsamen Ansatzes beider Systeme werden Synergieeffekte somit genutzt.
Bei erfolgreicher Implementierung kann sich ein solches „integrierte Risiko-Qualitätsmanagementsystem“ zukünftig zu einem effektiven Werkzeug auch im Management medizinischer Bereiche entwickeln.
Risiken in Chancen verwandeln
Häufig wird nicht bedacht, dass Risiken durchaus Positives bewirken können. Hinter allen Strategien, Handlungen und resultierenden Erfolgen stecken fast immer Chancen und gleichzeitig Bedrohungen, wenn auch in durchaus unterschiedlicher Ausprägung. Chance und Bedrohung definieren zusammen das Risiko. Erfolge resultieren aus der Nutzung von Chancen und dem planvollen Umgang mit Gefahren. Werden Bedrohungen nicht beachtet, können Erfolge zunichte gemacht oder geschmälert werden. Eine Abgrenzung der Begriffe Bedrohung und Chance kann wie folgt vorgenommen werden:
· Bedrohung: Potenzieller Umstand eines Risikos, der zu einer ungünstigen Entwicklung führen kann.
· Chance: Potenzieller Umstand eines Risikos, der zu einer positiven Entwicklung führen kann.
Risikomanagement und die enge Verknüpfung mit Prozessen
Das Ziel eines Prozessmanagements ist die für das Unternehmen beherrschte Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, um die Anforderungen der Kunden und weiteren interessierten Parteien zu erfüllen. Für die Steuerung der Prozesse und des gesamten Systems verweist die Norm auf das Denkmuster des PDCA-Zyklus mit dessen Hauptaugenmerk auf das risikobasierte Denken. Um ein prozessorientiertes Risikomanagement bestmöglich umzusetzen, sind bereits beim erstmaligen Prozessdesign Maßnahmen zur Handhabung von Risiken in die Prozessgestaltung zu integrieren, indem zum Beispiel Kontrollen bzw. Kontrollaufgaben direkt bei der Prozessgestaltung zugewiesen werden.
Risikoidentifikation
Ein erster Schritt für ein prozessorientiertes Risikomanagement ist die Kenntnis, das heißt die Identifikation der vorhanden Risiken. Dies erfordert eine systematische Erhebung der Risiken, die auf die Prozesse bzw. in Summe auf das ganze QM-System einwirken. Aufgrund der sich ständig ändernden Situation ist die Risikoidentifikation eine kontinuierliche Aufgabe, die in die Prozessabläufe integriert werden muss. Die Ermittlung der Risiken kann durch unterschiedliche Methoden erfolgen:
Ein erster Schritt für ein prozessorientiertes Risikomanagement ist die Kenntnis, das heißt die Identifikation der vorhanden Risiken. Dies erfordert eine systematische Erhebung der Risiken, die auf die Prozesse bzw. in Summe auf das ganze QM-System einwirken. Aufgrund der sich ständig ändernden Situation ist die Risikoidentifikation eine kontinuierliche Aufgabe, die in die Prozessabläufe integriert werden muss. Die Ermittlung der Risiken kann durch unterschiedliche Methoden erfolgen:
- analytische Methoden, wie z.B. FMEA, FTA, Fragenkataloge,
- Kollektionsmethoden, wie z.B. Checklisten, Expertenbefragung, Datenbankauswertungen,
- Kreativitätsmethoden, wie z.B. Brainstorming, Synektik, Delphi-Methode.
Damit die Risiken in einem dauerhaften Prozess gewonnen werden, sind die Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen.
Risikobewertung
Prozessorientiertes Risikomanagement nennt die Aufgabe einer Risikobewertung, die in der vorausgegangenen Phase der Risikoidentifikation entdeckten Risiken daraufhin zu beurteilen, inwieweit Handlungsbedarf gegeben ist. Der Handlungsbedarf hängt im Wesentlichen davon ab, wie hoch der Erwartungswert eines Risikos ist.
Prozessorientiertes Risikomanagement nennt die Aufgabe einer Risikobewertung, die in der vorausgegangenen Phase der Risikoidentifikation entdeckten Risiken daraufhin zu beurteilen, inwieweit Handlungsbedarf gegeben ist. Der Handlungsbedarf hängt im Wesentlichen davon ab, wie hoch der Erwartungswert eines Risikos ist.
Der Erwartungswert eines Risikos ergibt sich aus dem Produkt der Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadensausprägung des Risikos. Nicht jedes Risiko lässt sich genau quantifizieren. In manchen Fällen können die möglichen Auswirkungen nur geschätzt werden. Die Bewertungsverfahren sollten deshalb pragmatisch ausgewählt werden.
Risikosteuerung
Nachdem ein Risiko identifiziert und mit dem Ergebnis „Handlungsbedarf gegeben“ bewertet wurde, stellt sich die Frage nach dem Umgang mit dem Risiko. Folgende Strategien zur Risikosteuerung sind zu nennen:
Nachdem ein Risiko identifiziert und mit dem Ergebnis „Handlungsbedarf gegeben“ bewertet wurde, stellt sich die Frage nach dem Umgang mit dem Risiko. Folgende Strategien zur Risikosteuerung sind zu nennen:
- Vermeiden des Risikos,
- Vermindern des Risikos,
- Begrenzen der Auswirkungen,
- Überwälzen auf eine Versicherung.
Sind diese Optionen nicht realisierbar, muss das Risiko bewusst übernommen werden. Die Strategien Vermeidung, Verminderung und Begrenzung gehören zur aktiven Seite der Risikosteuerung. Überwälzen und Übernahme gehören zur passiven Seite.
Risikoüberwachung
Im Rahmen dieses Schrittes ist zu überwachen, ob die aktuelle Risikolage mit der angestrebten Risikosituation übereinstimmt. Überprüft werden dabei sowohl die Risiken der operativen als auch der strategischen Prozesse. An diesem Punkt sollte die vom Kontext der Organisation abhängige Risikostrategie dahingehend überprüft werden, ob die definierten Maßnahmen und Zielvorgaben angemessen und wirksam sind. Die Risikoüberwachung stellt somit den letzten Schritt für ein prozessorientiertes Risikomanagement dar und dient gleichzeitig als Ausgangspunkt, um den kompletten Zyklus kontinuierlich zu durchlaufen.
Im Rahmen dieses Schrittes ist zu überwachen, ob die aktuelle Risikolage mit der angestrebten Risikosituation übereinstimmt. Überprüft werden dabei sowohl die Risiken der operativen als auch der strategischen Prozesse. An diesem Punkt sollte die vom Kontext der Organisation abhängige Risikostrategie dahingehend überprüft werden, ob die definierten Maßnahmen und Zielvorgaben angemessen und wirksam sind. Die Risikoüberwachung stellt somit den letzten Schritt für ein prozessorientiertes Risikomanagement dar und dient gleichzeitig als Ausgangspunkt, um den kompletten Zyklus kontinuierlich zu durchlaufen.
8PLUS wünscht Ihnen viel Erfolg und Gelingen bei der Umsetzung eines solchen Systems.
